by A nessuno piace la posta elettronica, ma nessuno di noi può farne a meno. Se ti sei trovato a lottare per gestire le email in arrivo, ho trovato questi tre suggerimenti estremamente utili.
Sia che tu voglia spostare automaticamente i messaggi, eseguire diverse azioni con un solo clic o far risaltare le e-mail che richiedono attenzione tra le altre, questi suggerimenti di Microsoft Outlook ti coprono.
Usa le regole per organizzare le email in arrivo
Per organizzare le e-mail non appena arrivano, puoi impostare regole in Outlook. Quindi, puoi spostare un’e-mail in una cartella, contrassegnarne una da seguire, contrassegnare un messaggio come letto e altro ancora. La parte migliore è che è tutto fatto automaticamente.
Passo 1: Vai al Casa scheda, selezionare il Regole freccia a discesa e scegli Crea regola.
Passo 2: nella casella che si apre, sono disponibili alcune opzioni rapide tra cui scegliere per l’e-mail selezionata.
Per la condizione, puoi scegliere dal mittente, dalla riga dell’oggetto o inviato a un indirizzo email specifico. Per l’azione, puoi scegliere di visualizzare la finestra di avviso, riprodurre un determinato suono o spostarti in una cartella.
Passaggio 3: Se ciò che vedi nella casella corrisponde a ciò che vorresti fare, seleziona semplicemente le caselle per le condizioni e le azioni desiderate e scegli OK.
Usa una regola avanzata
In alternativa, puoi scegliere tra una più ampia varietà di condizioni e azioni, se lo desideri.
Passo 1: Selezionare Opzioni avanzate nella casella Crea regola.
Passo 2: puoi quindi scegliere tra oltre 30 condizioni, ad esempio se l’e-mail è contrassegnata come importante, ha un allegato o è una risposta automatica.
Seleziona le caselle per le condizioni che desideri utilizzare, quindi seleziona il testo blu collegato per completare le variabili. Scegliere Prossimo.
Passaggio 3: Vedrai quindi circa 20 azioni che puoi intraprendere. Fai lo stesso selezionando le caselle per le azioni che desideri utilizzare e selezionando il testo blu per inserire i dettagli necessari. Scegliere Prossimo.
Passaggio 4: Se ci sono delle eccezioni alla regola che vuoi aggiungere, puoi farlo in seguito. Seleziona quelle caselle, completa i dettagli per il testo blu e scegli Prossimo.
Passaggio 5: Infine, dai un nome alla tua regola, contrassegna se vuoi eseguire o meno la regola immediatamente e scegli Fine.
Dopo aver impostato la regola, puoi sederti e lasciare che Outlook organizzi le email in arrivo per te. Impiegando solo pochi minuti per creare una regola, puoi risparmiare tempo a lungo termine.
Per visualizzare, modificare o rimuovere una regola in un secondo momento, vai a Casa > Regole > Gestisci regole e avvisi.
Imposta i passaggi rapidi per le attività ripetitive
Outlook offre una funzionalità chiamata Passaggi rapidi che può velocizzare le attività che svolgi più e più volte. Analogamente alle regole, i passaggi rapidi ti consentono di scegliere una o più azioni che desideri eseguire su un’e-mail. Ma invece di eseguire queste azioni automaticamente, le gestisci tu stesso con il semplice clic di un pulsante. Inoltre, puoi eseguire molte azioni contemporaneamente.
Vai al Casa scheda e controlla il Passi veloci casella in quella sezione del nastro. Vedrai diverse azioni come Sposta in, Rispondi ed elimina e Fatto.
È possibile utilizzare uno dei Quick Step preimpostati selezionandolo e completando i dettagli necessari. Ad esempio, puoi scegliere Sposta a, scegli la cartella e, facoltativamente, contrassegna l’e-mail come letta. Selezionare Salva.
Quindi, per utilizzare Quick Step su un’e-mail nella tua casella di posta, seleziona il messaggio e scegli il Sposta a Passo veloce.
Crea il tuo Quick Step
Se desideri creare il tuo Quick Step, ci vuole solo un minuto.
Passo 1: Scegliere Creare nuovo nella sezione Passaggi rapidi della barra multifunzione.
Passo 2: Quindi, dai un nome al Passaggio rapido e utilizza la casella a discesa per selezionare l’azione che desideri. Per eseguirne più di uno, scegli Aggiungi azione e seleziona quello successivo.
Passaggio 3: Una volta che hai tutte le azioni che desideri, scegli Fine.
Per utilizzare Quick Step quando arriva un’e-mail nella tua casella di posta, seleziona il messaggio e fai clic sul suo nome nella casella Quick Step. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse sull’e-mail, passare a Passi velocie scegli il nome dal menu a comparsa.
Se desideri eseguire più azioni su un’e-mail contemporaneamente, Quick Steps è un vero risparmio di tempo.
Per visualizzare, modificare o rimuovere un passaggio rapido in un secondo momento, vai a Casa > Passi veloci > Gestisci i passaggi rapidi.
Fai scoppiare le email con la formattazione condizionale
Un altro utile strumento di gestione della posta in arrivo in Outlook è la formattazione condizionale. Con esso, puoi far risaltare determinate e-mail che arrivano con uno stile, una dimensione o un colore del carattere specifico. Questo è un ottimo modo per richiamare la tua attenzione sui messaggi che ne hanno più bisogno.
Passo 1: Vai al Visualizzazione scheda e seleziona Visualizza impostazioni sul lato sinistro del nastro.
Passo 2: Scegliere Formattazione condizionale nella finestra pop-up.
Passaggio 3: vedrai alcune regole di formattazione condizionale predefinite già impostate per te come messaggi non letti ed e-mail scadute. Per crearne uno, seleziona Aggiungere.
Passaggio 4: nella parte inferiore della casella, assegna un nome alla regola di formattazione condizionale. Quindi, scegli il Font pulsante per selezionare lo stile, la dimensione e il colore nella finestra a comparsa successiva e scegliere OK.
Passaggio 5: Quindi, scegli il Condizione pulsante. Vedrai tre schede nella finestra pop-up successiva per impostare le tue condizioni.
- Messaggi: inserisci le parole chiave, scegli un indirizzo e-mail Da o Inviato a o scegli un periodo di tempo.
- Più scelte: seleziona una categoria, scegli gli elementi letti o non letti, che hanno o non hanno allegati, sono contrassegnati con una priorità o un’altra opzione.
- Avanzate: Imposta criteri personalizzati e scegli i campi per le condizioni.
Passaggio 6: Al termine, seleziona OK per salvare e chiudere le successive finestre pop-up.
Ora vedrai quelle e-mail con le condizioni che hai scelto e il carattere che hai selezionato pop, rendendole super facili da individuare nella tua raffica di messaggi.
Per visualizzare, modificare o rimuovere una regola di formattazione condizionale in un secondo momento, vai a Visualizzazione > Visualizza impostazioni > Formattazione condizionale.
Se stai cercando un nuovo modo per gestire le tue e-mail, Outlook offre queste funzionalità per aiutarti a tenere sotto controllo la tua casella di posta. Potrebbero essere necessari alcuni minuti per configurarli, ma varrà la pena risparmiare tempo in seguito.
Per ulteriori informazioni, dai un’occhiata a come impostare una risposta fuori sede in Outlook.
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