La mia casella di posta di Outlook era un disastro prima di utilizzare questi 3 trucchi

A nessuno piace la posta elettronica, ma nessuno di noi può farne a meno. Se ti sei trovato a lottare per gestire le email in arrivo, ho trovato questi tre suggerimenti estremamente utili.

Sia che tu voglia spostare automaticamente i messaggi, eseguire diverse azioni con un solo clic o far risaltare le e-mail che richiedono attenzione tra le altre, questi suggerimenti di Microsoft Outlook ti coprono.

Usa le regole per organizzare le email in arrivo

Per organizzare le e-mail non appena arrivano, puoi impostare regole in Outlook. Quindi, puoi spostare un’e-mail in una cartella, contrassegnarne una da seguire, contrassegnare un messaggio come letto e altro ancora. La parte migliore è che è tutto fatto automaticamente.

Passo 1: Vai al Casa scheda, selezionare il Regole freccia a discesa e scegli Crea regola.

Passo 2: nella casella che si apre, sono disponibili alcune opzioni rapide tra cui scegliere per l’e-mail selezionata.

Per la condizione, puoi scegliere dal mittente, dalla riga dell’oggetto o inviato a un indirizzo email specifico. Per l’azione, puoi scegliere di visualizzare la finestra di avviso, riprodurre un determinato suono o spostarti in una cartella.

Passaggio 3: Se ciò che vedi nella casella corrisponde a ciò che vorresti fare, seleziona semplicemente le caselle per le condizioni e le azioni desiderate e scegli OK.

Usa una regola avanzata

In alternativa, puoi scegliere tra una più ampia varietà di condizioni e azioni, se lo desideri.

Passo 1: Selezionare Opzioni avanzate nella casella Crea regola.

Passo 2: puoi quindi scegliere tra oltre 30 condizioni, ad esempio se l’e-mail è contrassegnata come importante, ha un allegato o è una risposta automatica.

Seleziona le caselle per le condizioni che desideri utilizzare, quindi seleziona il testo blu collegato per completare le variabili. Scegliere Prossimo.

Condizioni disponibili per una regola di Outlook.

Passaggio 3: Vedrai quindi circa 20 azioni che puoi intraprendere. Fai lo stesso selezionando le caselle per le azioni che desideri utilizzare e selezionando il testo blu per inserire i dettagli necessari. Scegliere Prossimo.

Azioni disponibili per una regola di Outlook.

Passaggio 4: Se ci sono delle eccezioni alla regola che vuoi aggiungere, puoi farlo in seguito. Seleziona quelle caselle, completa i dettagli per il testo blu e scegli Prossimo.

Passaggio 5: Infine, dai un nome alla tua regola, contrassegna se vuoi eseguire o meno la regola immediatamente e scegli Fine.

Passaggi finali per completare la configurazione di una regola di Outlook.

Dopo aver impostato la regola, puoi sederti e lasciare che Outlook organizzi le email in arrivo per te. Impiegando solo pochi minuti per creare una regola, puoi risparmiare tempo a lungo termine.

Per visualizzare, modificare o rimuovere una regola in un secondo momento, vai a Casa > Regole > Gestisci regole e avvisi.

Imposta i passaggi rapidi per le attività ripetitive

Outlook offre una funzionalità chiamata Passaggi rapidi che può velocizzare le attività che svolgi più e più volte. Analogamente alle regole, i passaggi rapidi ti consentono di scegliere una o più azioni che desideri eseguire su un’e-mail. Ma invece di eseguire queste azioni automaticamente, le gestisci tu stesso con il semplice clic di un pulsante. Inoltre, puoi eseguire molte azioni contemporaneamente.

Vai al Casa scheda e controlla il Passi veloci casella in quella sezione del nastro. Vedrai diverse azioni come Sposta in, Rispondi ed elimina e Fatto.

Passaggi rapidi predefiniti in Outlook.

È possibile utilizzare uno dei Quick Step preimpostati selezionandolo e completando i dettagli necessari. Ad esempio, puoi scegliere Sposta a, scegli la cartella e, facoltativamente, contrassegna l’e-mail come letta. Selezionare Salva.

Configura un Quick Step preimpostato in Outlook.

Quindi, per utilizzare Quick Step su un’e-mail nella tua casella di posta, seleziona il messaggio e scegli il Sposta a Passo veloce.

Crea il tuo Quick Step

Se desideri creare il tuo Quick Step, ci vuole solo un minuto.

Passo 1: Scegliere Creare nuovo nella sezione Passaggi rapidi della barra multifunzione.

Passo 2: Quindi, dai un nome al Passaggio rapido e utilizza la casella a discesa per selezionare l’azione che desideri. Per eseguirne più di uno, scegli Aggiungi azione e seleziona quello successivo.

Crea un passaggio rapido personalizzato in Outlook.

Passaggio 3: Una volta che hai tutte le azioni che desideri, scegli Fine.

Per utilizzare Quick Step quando arriva un’e-mail nella tua casella di posta, seleziona il messaggio e fai clic sul suo nome nella casella Quick Step. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse sull’e-mail, passare a Passi velocie scegli il nome dal menu a comparsa.

Passaggi rapidi nella barra multifunzione che mostra l'opzione personalizzata.

Se desideri eseguire più azioni su un’e-mail contemporaneamente, Quick Steps è un vero risparmio di tempo.

Per visualizzare, modificare o rimuovere un passaggio rapido in un secondo momento, vai a Casa > Passi veloci > Gestisci i passaggi rapidi.

Fai scoppiare le email con la formattazione condizionale

Un altro utile strumento di gestione della posta in arrivo in Outlook è la formattazione condizionale. Con esso, puoi far risaltare determinate e-mail che arrivano con uno stile, una dimensione o un colore del carattere specifico. Questo è un ottimo modo per richiamare la tua attenzione sui messaggi che ne hanno più bisogno.

Passo 1: Vai al Visualizzazione scheda e seleziona Visualizza impostazioni sul lato sinistro del nastro.

Passo 2: Scegliere Formattazione condizionale nella finestra pop-up.

Passaggio 3: vedrai alcune regole di formattazione condizionale predefinite già impostate per te come messaggi non letti ed e-mail scadute. Per crearne uno, seleziona Aggiungere.

Aggiungi una regola di formattazione condizionale in Outlook.

Passaggio 4: nella parte inferiore della casella, assegna un nome alla regola di formattazione condizionale. Quindi, scegli il Font pulsante per selezionare lo stile, la dimensione e il colore nella finestra a comparsa successiva e scegliere OK.

Opzioni dei caratteri per la formattazione condizionale in Outlook.

Passaggio 5: Quindi, scegli il Condizione pulsante. Vedrai tre schede nella finestra pop-up successiva per impostare le tue condizioni.

  • Messaggi: inserisci le parole chiave, scegli un indirizzo e-mail Da o Inviato a o scegli un periodo di tempo.
  • Più scelte: seleziona una categoria, scegli gli elementi letti o non letti, che hanno o non hanno allegati, sono contrassegnati con una priorità o un’altra opzione.
  • Avanzate: Imposta criteri personalizzati e scegli i campi per le condizioni.
Opzioni di configurazione delle regole di formattazione condizionale in Outlook.

Passaggio 6: Al termine, seleziona OK per salvare e chiudere le successive finestre pop-up.

Ora vedrai quelle e-mail con le condizioni che hai scelto e il carattere che hai selezionato pop, rendendole super facili da individuare nella tua raffica di messaggi.

Per visualizzare, modificare o rimuovere una regola di formattazione condizionale in un secondo momento, vai a Visualizzazione > Visualizza impostazioni > Formattazione condizionale.

Se stai cercando un nuovo modo per gestire le tue e-mail, Outlook offre queste funzionalità per aiutarti a tenere sotto controllo la tua casella di posta. Potrebbero essere necessari alcuni minuti per configurarli, ma varrà la pena risparmiare tempo in seguito.

Per ulteriori informazioni, dai un’occhiata a come impostare una risposta fuori sede in Outlook.

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